【個人情報保護方針】
株式会社アイアンドエフは、コミュニケーション戦略における企画提案および制作などの業務を通して、クライアントの企業活動に貢献しています。また、事業を通じて取得した個人情報の保護に努めることは社会的責任における重要業務の１つとして認識し、以下のような指針を定めることで適正な取り扱い・管理を継続していきます。
1. 当社は、すべての事業で取り扱う個人情報及び従業員等の個人情報の取り扱いに関し、個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守いたします。さらに、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム―要求事項」（JISQ15001）に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報を保護いたします。
2. 当社は、適切に個人情報の取得・利用・提供をいたします。個人情報の取得・利用にあたっては、その利用目的を特定することとし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い（目的外利用）はいたしません。また、目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。
3. 当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について迅速に事実関係を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
4. 当社は、個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失または棄損の防止及び是正に取り組みます。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く社会情勢、環境の変化を踏まえ適時、適切に見直しをしてシステムの継続的改善を推進していきます。
制定 2013年年5月1日／改訂 2024年4月22日
株式会社アイアンドエフ
代表取締役 福島 優
個人情報保護及び方針に関するお問合せ窓口
【個人情報の取り扱いについて】
1.個人情報の利用目的について
当社が一般に公開された情報、またはご本人から直接書面等により取得した個人情報、及びお客様からの受託業務に於いてお預かりした個人情報の利用目的は以下の通りです。
A. 公開された情報、またはご本人から直接取得した個人情報（保有個人データ）
(1)お客様情報：ダイレクトメールや商品発送のため
(2)お取引先様の個人情報：商談や業務上の諸連絡、受発注業務や請求支払業務のため
(3)採用応募者の個人情報：採用選考の管理業務、選考に関する諸連絡のため
(4)当社従業員の個人情報：雇用契約・人事労務管理、社会保険などの各種法令に基づく事務手続・管理のため
(5)建築確認申請情報：ダイレクトメールや商品発送のため
B. 受託業務に於いてお預かりした個人情報（開示対象外個人情報）
(1)お取引先様の顧客情報：ダイレクトメールや商品発送代行業務のため
(2)お取引先様および関連企業の社員情報：販促物制作のため
2.開示等の求めに対する手続きについて
当社は皆様の保有個人データについて、ご本人またはその代理人から利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、“開示など”という。）の請求があった場合には、速やかに対応させていただきます。
2.1. 保有個人データ
保有個人データは、上記1.A．に示す通りです。
2.2. 開示などのご請求
(1)ご請求方法
下記「お客様相談窓口」までご連絡ください。当社所定の申請書をお送りいたします。
(2)ご本人が請求する場合の提出書類
当社所定の申請書（当社から送付いたします）
本人確認用書類（運転免許証や健康保険証、パスポートなどの公的書類コピー1通）※本籍地は黒く塗りつぶしてください
お手続きに関する手数料（※下記2.5をご参照ください）
(3)代理人による請求の場合の提出書類
上記(2)の書類
委任状（※請求対象ご本人の自署・捺印があるもの1通）
請求対象ご本人が未成年者、または成年被後見人である場合は法定代理人を確認できる書類1通
代理人の確認用書類（運転免許証や健康保険証、パスポートなどの公的書類コピー1通）※本籍地は黒く塗りつぶしてください
お手続きに関する手数料（※下記2.5をご参照ください）
2.3. 請求への回答
開示などの請求に対する回答は、書面にて行います。ご提出いただいた申請書に記載されたご住所へご送付いたします。
2.4. 開示などのご請求に際して取得した個人情報の利用目的・取り扱いについて
開示などの請求に対する作業に必要な範囲のみで利用・取り扱いします。請求に対する回答終了後2年間保存し、その後当社規定に従い破棄いたします。
2.5. 利用目的の通知、または開示のご請求に対する手数料および徴収方法
一回のご請求につき800円を頂戴いたします。切手もしくは郵便定額小為替にてお支払いください。※郵便定額小為替の発行手数料ならびに送料は、お客様にてご負担いただきますようお願いいたします。
2.6. 開示などのご請求に応じられない場合
ご請求に応じられない理由を書面にて通知いたします。以下に該当する場合には、ご請求に応じることができない場合がございますので、予めご了承いただきますようお願いいたします。
・ご本人、または第三者の生命・身体・財産やその他の権利・利益を害する恐れがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼす恐れがある場合
・ご請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
・ご提出書類に不備があった場合
・ご本人からの請求であることが確認できない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
3.個人情報提供の任意性
当社への個人情報の提供は任意によるものです。当社が求める個人情報を提供いただけない場合は、当社が提供するサービスをご利用いただけない場合があります。
4.個人情報取り扱いの業務委託について
当社はお客様により良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託する場合があります。その際、委託先に対しお客様の個人情報を預けることがあります。当社は、個人情報の取り扱いについて、当社が定める基準を満たしていると認められた委託先を選定し、業務委託の覚書を交わし、適正な管理を行っております。
5.お問合せおよび苦情窓口について
当社の個人情報の取扱いに関するお問合せおよび苦情相談については、下記までご連絡ください。
［お客様相談窓口］
株式会社アイアンドエフ 個人情報保護管理者 経営管理部 土井 友美
TEL：086-221-7722（受付時間：月～金 10：00～17：00）
E-mail：info@iandf.ne.jp
所属する認定個人情報保護団体について
当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より、「個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムの要求事項（JISQ15001）」を満たす企業として、プライバシーマーク付与の認定を受けています。同会では、認定事業者の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談も受け付けています。
［認定個人情報保護団体の名称］
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
［苦情の解決の申出先］
認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565 フリーダイヤル：0120-700-779
保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社では、ご本人様からお預かりした個人データに関して、以下の安全管理措置を実施しています。
1.基本方針の策定
当社では、個人情報保護法に基づき、個人データの適正な管理に努めることを目的とした、「個人情報保護方針」を策定しています。
2.個人データの取り扱いに係る規律の整備
個人データの取得、利用、保存、提供、削除、廃棄の段階ごとに、取り扱い方法、責任者、担当者およびその任務等について、上記基本方針に従い構築した当社の個人情報保護マネジメントシステムにおいて規程・運用しています。
3.組織的安全管理措置
（1）個人情報保護管理体制として、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取り扱い規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
（2）法令および社内規程等に基づき、個人データが適正に取り扱われ管理されているか定期的に点検を行い、業務改善への継続的な取り組みを実施しています。
（3）内部監査や第三者による外部組織による監査などにより、規程類の順守状況の実態を適宜確認し、是正改善事項が発見された場合は、改善措置を講じます。
4.人的安全管理措置
個人情報保護の重要性を認識させるために、当社従業者全員に、個人情報保護に関する教育を実施しています。個人データについての秘密保持に関する事項について、従業者に提示の上、誓約書を提出させています。
5.物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
社内外を問わず、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが露出しないよう措置を実施しています。
